POLÍTICAS DE DEVOLUCIONES – CIRCULAR PARA CLIENTES
Estimados y apreciados clientes
El objetivo del presente comunicado es dar a conocer las políticas internas para el manejo de devoluciones de medicamentos y dispositivos para todos los clientes de Pharmaplus, definiendo los lineamientos para su reporte y gestión.
En cada devolución reportada se debe informar el número de la factura a la cual corresponde el (los) producto(s); así como lote, fecha de vencimiento, laboratorio, cantidades y causal de la devolución; los cuales pueden ser:
1. Fecha de vencimiento
a. Solamente se aceptará cuando la solicitud de “devolución” por parte del cliente haya sido efectuada al Ejecutivo Comercial de Pharmaplus tres (3) meses (90 días) antes del vencimiento del producto. Excepto productos nutricionales, medicamentos biológicos o de
cadena de frio, dermocosméticos e institucionales.
b. Pharmaplus efectúa verificación interna de la información suministrada; una vez autorizado, el Ejecutivo Comercial de Pharmaplus informará al cliente, quien debe hacer la devolución física dentro de los diez (10) días hábiles siguientes (de lo contrario no se
gestionará la devolución).
c. A partir del día en que lleguen los productos autorizados para devolución por vencimiento a la bodega de Pharmaplus, se generará la nota crédito en un tiempo no mayor a 15 días.
d. Los productos próximos para vencer serán aceptados en devolución, siempre y cuando no se haya abierto su empaque, alterado las cintas de seguridad o roto el estuche y no se trate de medicamentos entregados como producto bonificado o con valor cero por
convenio.
e. El costo de la devolución (flete) será asumido por el Cliente.
2. Calidad del producto
El cliente debe informar al Ejecutivo Comercial de Pharmaplus la inconformidad del producto de acuerdo con su protocolo de Q&R con sus respectivos soportes para así mismo ser reportado al laboratorio y poder tramitar el cambio.
2.1. Manejo de productos nutricionales, medicamentos biológicos o de cadena de frio, dermocosméticos e institucionales
No se acreditarán devoluciones de productos nutricionales, medicamentos biológicos o de cadena de frio, dermocosméticos e institucionales por políticas internas tanto de Pharmaplus como del laboratorio fabricante; solo serán recibidos para asegurar su destrucción; como excepción se acreditarán por daños en el transporte.
2.2. Avería
a. Se aceptará como devolución por avería de cajas o frascos siempre y cuando se reporte en las 48 horas hábiles después de recibida la mercancía.
b. La novedad por avería debe quedar registrada en la guía de la transportadora de Pharmaplus y los medicamentos averiados deben ser devueltos inmediatamente con la misma transportadora en el momento de la entrega.
c. En caso de que no se revise el contenido en el momento de la recepción se debe dejar clara la nota de “Recibido sin verificar contenido”, en la guía del transportador y reportar la novedad oficialmente a más tardar 48 horas hábiles después de la recepción,
solo si se cumple con estos parámetros se realiza la reposición de la mercancía averiada o nota crédito según sea el caso.
d. Es indispensable comunicarse con el Ejecutivo Comercial y reportar formalmente la novedad con sus respectivos soportes, preferiblemente adjuntar evidencias fotográficas.
Es importante tener en cuenta que no se aceptan devoluciones por:
a. Productos deteriorados por mal manejo del cliente.
b. Productos con sobreprecios, tachones y/o sellos del cliente.
c. Empaques rotos o manchados, frascos con las franjas de seguridad violadas o envases con contenido incompleto.
d. Presentaciones descontinuadas.
e. Productos que el cliente manifiesta no haber pedido existiendo una orden de compra o pedido previamente.
f. Clientes que no le hayan comprado el producto directamente a Pharmaplus, salvo previa autorización por parte del Laboratorio correspondiente (aplica para las tercerizaciones).
g. Fechas de Vencimiento de productos de la línea Dermocosmética, salvo previa autorización del Laboratorio correspondiente.
h. Fechas de Vencimiento de productos de la línea Nutricional.
i. Rotación y fecha de vencimiento de productos institucionales.
Pharmaplus liquidará la devolución de acuerdo con el precio de venta teniendo en cuenta el número de la factura del producto. No se deberán efectuar descuentos directos sobre las facturas por concepto de las devoluciones en trámite, con el fin de evitar errores y
confusiones contables.
Nota: Tener en cuenta que cualquier afectación a la cartera de Pharmaplus no será tenida en cuenta si no ha sido aprobada la devolución según lo descrito en este instructivo con su respectiva Nota Crédito.